Pages

Saturday, January 12, 2013

Pengertian Manajemen Sistem Informasi (MSI)

Pengertian Manajemen Sistem Informasi (MSI)

Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of Information System yang lazim disingkat MIS. MSI adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen. Manajemen adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia, material, dan metode (3M: Men, MAterial, Method) berdasarkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif. Fungsi-fungsi manajemen disebutkan dengan jumlah dan istilah yang bervariasi oleh masing-masing pakar manajemen yaitu Fayol, Terry, Gullick, Siagian, dan sebagainya.
Secara operasional manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit dalam organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pekerjaan unit masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efisien dan efektif. Manajemen juga berarti sebagai kelompok pimpinan dalam organisasi. Manajemen (management) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer (manager). Disebutkan bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial (managerial), di camping itu manajerial juga dapat diartikan sebagai pimpinan. Ada tiga tingkat (level) manajemen yaitu: (1) manajemen lini atas, (2) manajemen lini tengah, dan (3) manajemen lini bawah.
Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam berktuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media (contohnya komputer). Misalnya, ada fakta bahwa seseorang nasabah menabung di bank, datanya ada pada slip tabungan atau rekaman komputer. Bila semua data uang tabungan yang ada dalam periode tertentu dijumlahkan (diolah), maka jumlah hasilnya disebut informasi. Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data, penyebaran data dengan meneruskannya ke unit lain, atau langsung diolah menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan ke unit lain.
Pada unit kerja yang baru informasi tadi dapat langsung digunakan, atau dapat juga dianggap sebagai data (baru) untuk diolah lagi menjadi informasi sesuai keperluan unit bersangkutan. Informasi tersebut, bila perlu atau sesuai prosedur, dapat diteruskan lagi ke unit lain. Semua pekerjaan data dan informasi tersebut dewasa ini sudah dikerjakan dengan bantuan komputer, sedangkan pengumpulan data dan informasi serta penyebaran atau pendistribusiannya sudah dilakukan dengan alat telekomunikasi. Gabungan alat pengolah data komputer dengan alat komunikasi telah menghasilkan peralatan kantor yang canggih dalam bentuk jaringan informasi. Dengan demikian, pekerjaan data dan informasi baik untuk keperluan manajemen organisasi maupun untuk keperluan pelayanan masyarakat konsumen telah berkembang dengan pesat

.
sumber :

SIKLUS HIDUP SISTEM

1.       SIKLUS HIDUP SISTEM
Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
            Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :
1.      Tahap Perencanaan
2.      Tahap Analisis
3.      Tahap Desain       
4.      Tahap Implementasi
5.      Tahap Penggunaan
6.      Tahap Operasi


A.    Tanggung Jawab Eksekutif
Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.


B.     Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.

Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
a.       menetapkan kebijakan
b.      menjadi pengendali keuangan
c.       menyelasaikan pertentangan

Keuntungan yang dicapai :
·               semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
·               Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

C.          Kepemimpinan Proyek
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.

TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :
·               Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.
·               Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
·               Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.
·               Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.

Langkah-langkahnya
1.         Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
2.         Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.
3.         Menentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.
4.         Mengidentifikasi kendala sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.
5.         Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
a.       Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?
b.      Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
c.       Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
d.      Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?
e.       Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?
f.       Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?
Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.
6.         Menyiapkan usulan penelitian sistem
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.
7.      Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan à keputusan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :
a.       Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
b.      Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?
Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.
8.         Menetapkan mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).


Bentuk dari usulan penelitian sistem secara umum mencakup :
1.      Ikhtisar eksekutif
2.      Pendahuluan
3.      Tujuan dan kendala sistem
4.      Berbagai alternatif sistem yang mungkin
5.      Proyek penelitian sistem yang disarankan
            Tugas yang harus dilaksanakan
            Kebutuhan sumber daya manusia
            Jadual kerja
            Perkiraan biaya
6.      Dampak yang diharapkan dari sistem
6.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
6.2. Dampak pada operasi perusahaan
6.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
7.      Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
8.      Ikhtisar


 

          TAHAP ANALISIS

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
Adapun tahapannya yaitu :
1.            Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a.      alasan perusahaan melaksanakan proyek
b.      bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2.            Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
3.            Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
·               Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
·               Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
·               Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
·               Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
4.            Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
·               Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
·               Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
·               Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).






5.            Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
6.            Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.3. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan rancangan, yaitu sebagai berikut :
1.      Ikhtisar eksekutif
2.      Pendahuluan
3.      Definisi masalah
4.      Tujuan dan kendala sistem
5.      Kriteria kinerja
6.      Berbagai alternatif sistem yang mungkin
7.      Rancangan proyek yang disarankan
7.1.Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
7.2.Kebutuhan sumber daya manusia
7.3.Jadual kerja
7.4.Perkiraan biaya
8.      Dampak yang diharapkan dari sistem
8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
8.2. Dampak pada operasi perusahaan
8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
9.      Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
10.  Ikhtisar

          TAHAP PENGGUNAAN
Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :
  1. Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

  1. Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

  1. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :
a.       Memperbaiki kesalahan
b.      Menjaga kemutakhiran sistem
c.       Meningkatkan sistem

  1. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.


  1. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

TAHAP FASE DESAIN
Fase Desain ini meliputi penentuan pemrosesan dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru, dan pemilihan konfigurasi terbaik dari hardware yang menyediakan desain. Desain system adalah ketentuan mengenal proses dan data yang dibutuhkan oleh sistem yang baru. Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Merancang alir kerja (workflow) dari sistem dalam bentuk diagram alir (flowchart) atau Data Flow Diagram (DFD). Merancang basis data (database) dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) bisa juga sekalian membuat basis data secara fisik. Merancang input ouput aplikasi (interface) dan menentukan form-form dari setiap modul yang ada. Merancang arsitektur aplikasi dan jika diperlukan menentukan juga kerangka kerja (framework) aplikasi. Pada tahapan ini atau sebelumnya sudah ditentukan teknologi dan tools yang akan digunakan baik selama tahap pengembangan (development) maupun pada saat implementasi (deployment).

TAHAP FASE PELAKSANAAN / IMPLEMENTASI

Fase ini melibatkan beberapa spesialis informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk kertas menjadi satu dalam hardware, software, dan data. Pelaksanaan adalah penambahan dan penggabungan antara sumber-sumber secara fisik dan konseptual yang menghasilkan pekerjaan sistem. Dalam tahap ini, desain yang sudah diterjemahkan ke dalam kode.Program komputer yang ditulis menggunakan bahasa pemrograman konvensional atau aplikasi generator. Alat pemrograman seperti kompiler, Juru, Debuggers digunakan untuk menghasilkan kode. Berbagai bahasa pemrograman tingkat tinggi seperti C, C ++, Pascal, Java digunakan untuk coding. Sehubungan dengan jenis aplikasi, hak bahasa pemrograman yang dipilih.

TAHAP FASE OPERASI
 
Segera sesudah operasi penggantian yaitu jika system baru sudah terpasang maka dilakukanlah postimplementation review(tinjauan post implementasi untuk mengevaluasi sejauh mana system tersebut memenuhi criteria penampilan.Secara ideal tinjauan ini sebaiknya dilakukan oleh pihak ketiga misalnya auditor EDP atau konsultan.

sumber : 
http://komang007.wordpress.com/2011/11/29/siklus-hidup-sistem/
http://msherawati.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/22040/Modul_ke_8_sim_ptik.doc